De afgelopen vijftien jaar was de oplossing voor vrijwel ieder bedrijfsprobleem hetzelfde. Er ontstond een nieuwe uitdaging binnen de organisatie en al snel volgde de zoektocht naar een passend softwarepakket. Een CRM voor sales, een planningstool voor de operatie, een ticketsysteem voor support of een klantportaal voor klanten. Voor vrijwel ieder proces kwam er een gespecialiseerde SaaS-oplossing beschikbaar. Zelfs voor een maatwerk bouwer als wij, gebeurde dit.
Dat heeft organisaties veel gebracht. SaaS heeft software toegankelijk gemaakt, implementaties versneld en ervoor gezorgd dat bedrijven niet langer alles zelf hoefden te ontwikkelen.
Toch merken wij dat er iets begint te veranderen.
Steeds vaker zitten we aan tafel bij organisaties die niet op zoek zijn naar hun eerste systeem, maar juist naar hun vijfde of meer. Ze hebben een CRM, ERP, boekhoudpakket, urenregistratie, planning, documentbeheer en misschien nog een aantal branchespecifieke applicaties. Op papier is vrijwel alles gedigitaliseerd.
En toch ervaren medewerkers dat processen omslachtig zijn, gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd en informatie niet altijd op de juiste plek beschikbaar is.
De eerste gedachte is dan vaak dat er nóg een systeem nodig is.
Maar klopt dat eigenlijk wel?
Wat ons opvalt, is dat veel organisaties hun uitdaging benaderen vanuit software. Ze zoeken een nieuw pakket, een nieuwe applicatie of een extra portaal. Terwijl de vraag misschien helemaal niet over software zou moeten gaan.
De betere vraag is namelijk: hoe zou dit proces eigenlijk moeten verlopen?
Stel dat een verkoopkans uiteindelijk leidt tot een offerte, een project, een planning, een factuur en uiteindelijk managementinformatie. Dan is het proces veel belangrijker dan de individuele systemen die daarbij worden gebruikt. Als medewerkers onderweg gegevens drie keer moeten overtypen of informatie handmatig moeten controleren, zit het probleem zelden in één specifiek pakket. Het zit in de manier waarop het proces is ingericht.
Nieuwe software lost dat niet automatisch op.
Sterker nog, soms wordt het probleem juist groter. Er komt een extra applicatie bij, nog een gebruikersaccount, nog een koppeling die onderhouden moet worden en nóg een abonnement op de maandelijkse factuur. De organisatie beschikt dan over meer software, maar niet per se over betere processen.
Daarom beginnen wij een kennismaking eigenlijk zelden met de vraag welke software iemand zoekt. We zijn veel nieuwsgieriger naar de manier waarop een organisatie werkt. Waar verliezen medewerkers dagelijks tijd? Welke handelingen worden steeds opnieuw uitgevoerd? Waar ontstaan fouten? Welke stappen voegen eigenlijk geen waarde meer toe?
Pas wanneer die vragen zijn beantwoord, ontstaat vanzelf een beeld van de juiste oplossing.
En die oplossing is lang niet altijd maatwerksoftware.
Soms blijkt een bestaande SaaS-oplossing prima te voldoen. Soms is een slimme koppeling tussen bestaande systemen voldoende om een groot deel van het handmatige werk weg te nemen. En soms blijkt juist dat een maatwerkapplicatie de ontbrekende schakel is die alle processen met elkaar verbindt.
Juist dat laatste zien we steeds vaker. Niet omdat organisaties van hun bestaande software af willen, maar omdat ze meer waarde willen halen uit de systemen die ze al hebben. Een maatwerkoplossing vervangt dan niet alles, maar zorgt ervoor dat informatie automatisch door de organisatie stroomt en medewerkers zich niet langer hoeven bezig te houden met administratieve tussenstappen.
Misschien is dat wel de grootste verschuiving die wij de afgelopen jaren zien. Organisaties zijn steeds minder op zoek naar software en steeds meer naar manieren om slimmer te werken. Alleen realiseren ze zich dat nog niet altijd. De vraag begint vaak met een nieuw systeem, terwijl de echte behoefte ligt bij een beter proces.
Misschien is het daarom tijd om bij een digitaliseringsvraag niet als eerste te denken aan de software die je wilt aanschaffen, maar aan het proces dat je wilt verbeteren of digitaliseren.
Want uiteindelijk is software nooit het doel. Goede bedrijfsprocessen zijn dat wel.
Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden of heb je een specifieke vraag?
Wij helpen je graag verder!